长春市城市建设档案管理办法
吉林省长春市人民政府
第27号
《长春市城市建设档案管理办法》业经2007年11月2日市政府第63次常务会议通过，现予发布，自2007年12月3日起施行。
市长：崔 杰
二〇〇七年十一月二日
长春市城市建设档案管理办法
第一条 为了加强城市建设档案管理，有效保护和利用城市建设档案，根据国家有关法律法规规定，结合本市实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于本市行政区域内城市建设档案的形成、收集、报送、移交、整理、保管、利用和管理等活动。
本办法所称城市建设档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料。
第三条 市建设行政主管部门负责全市城市建设档案管理工作。市城建档案管理机构受市建设行政主管部门委托，具体负责城市建设档案的日常管理工作。
各县(市)建设行政主管部门负责本辖区城市建设档案管理工作，可以设置城建档案管理机构或者配备城建档案管理人员，负责城市建设档案日常管理工作。
城建档案管理机构在业务上接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
第四条 各县(市)人民政府应当加强对城市建设档案工作的领导，把城市建设档案事业建设纳入城市建设发展规划，并将城建档案管理机构的所需经费列入同级财政预算管理。
第五条 城建档案管理机构应当接收管理的城市建设档案范围包括：
(一)各类城市建设工程档案：
1、工业、民用建筑工程档案；
2、市政基础设施工程档案；
3、公用基础设施工程档案；
4、交通基础设施工程档案；
5、园林、风景名胜建设工程档案；
6、市容、环境卫生设施建设工程档案；
7、城市防洪、抗震、人防工程档案；
8、军事工程档案中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图；
9、城市地下管线工程档案及地下管网普查、补测、补绘成果档案。
(二)全市建设系统各专业管理部门(包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、市政、公用、房地产、园林、市容环卫、环境保护、人防等部门)形成的业务管理和业务技术档案。
(三)有关城市规划、建设及其管理的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。
(四)国家确定的其他具有保存价值的城市建设档案。
第六条 形成城市建设档案的单位(含个人)，应当做好档案资料的收集、整理、保管等工作，并按照本办法的规定向城建档案管理机构报送、移交城市建设档案。
第七条 报送、移交城市建设档案应当符合下列规定：
(一)档案资料应当是原件。依照有关规定不能报送原件的，可以报送副本或者复制件，复制件上应当注明原件的保存处，并加盖保存单位印章。
(二)档案资料应当齐全、完整、准确、系统、字迹清楚、规格统一o
(三)建设工程竣工图图样清晰，与工程实体相符，并加盖竣工图章。
(四)各种地下管线工程竣工图应当以竣工测量成果为依据。
(五)建设工程项目建立电子档案的，建设单位在报送纸质档案的同时，应当一并报送电子档案。
第八条 建设工程档案由建设单位负责收集和报送。建设单位应当从建设工程立项起，向勘察、设计、施工和监理单位提出收集、编制和报送建设工程档案的具体要求，保证建设工程档案资料的收集、编制与工程建设同步进行。
第九条 建设工程档案实行登记制度。建设单位在办理建设工程施工许可手续时，应当向城建档案管理机构登记，签订建设工程档案报送责任书，并按照责任书的要求报送建设工程档案。
第十条 建设单位在组织建设工程竣工验收前，应当通知城建档案管理机构对其工程档案进行预验收。预验收合格的，由城建档案管理机构出具建设工程档案接收认可文件。在取得工程档案接收认可文件后，建设单位方可组织竣工验收。建设行政主管部门在办理建设工程竣工验收备案时，应当查验建设工程档案接收认可文件。
第十一条 政府投资主管部门组织或者委托组织进行竣工验收的重大固定资产投资项目，．由同级档案行政主管部门组织项目档案验收。项目档案验收应当在项目竣工验收三个月之前完成。项目通过竣工验收后，建设单位应当在六个月内向城建档案管理机构移交项目档案。‘
第十二条 凡属城建档案管理机构接收管理范围的城市建设档案，除第十一条规定外，建设单位应当在建设工程竣工验收后三个月内向城建档案管理机构报送。
第十三条 改建、扩建的工程项目，建设单位应当组织勘察、设计、施工和监理单位据实修改、补充原工程档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后三个月内向城建档案管理机构报送。
第十四条 停建、缓建工程形成的档案，暂由建设单位集中妥善保管。
建设单位被撤销的，建设工程档案应当向建设单位上级主管部门报送或者移交城建档案管理机构保管。
第十五条 城市供水、排水、燃气、热力、电力、通信等专业管理单位应当及时向城建档案管理机构移交地下专业管线图。
城市地下管线普查、补测、补绘形成的地下管线档案，地下管线专业管理单位应当在普查、测绘结束后三个月内向城建档案管理机构移交。
第十六条 建设系统各专业管理部门形成的具有永久保存价值的城市规划、建设及其管理的业务、技术档案、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料，以及国家确定的其他具有永久保存价值的城市建设档案，在本单位保管使用一至五年后应当全部向城建档案管理机构移交。
第十七条 城建档案管理机构应当建立健全城市建设档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定等管理制度，对接收的城市建设档案实行科学化、规范化管理。
第十八条 城建档案管理机构应当配置适宜档案保管的专用库房和必要防护设施，利用先进技术，消除各种不安全因素，确保档案的完整与安全。
需要永久保存的重要城市建设档案，应当采用光盘或者其它现代技术手段备份保存。
第十九条 城建档案管理机构应当开发城市建设档案信息资源、定期公布开放城市建设档案的目录，编制检索工具，依照有关规定向社会提供城市建设档案利用服务。
第二十条 城建档案管理机构对保管的重要城市建设档案应当用复制品代替原件提供利用服务。
载有城建档案管理机构印章或者其法定代表人签名、印章标记的档案复制件，与档案原件具有同等效力。
第二十一条 单位和个人持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的城市建设档案。
单位和个人根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用未开放的城市建设档案以及有关单位和其他组织保存的城市建设档案。
外国人或者外国组织利用已开放的城市建设档案，应当按照规定报经有关部门批准。
向城建档案管理机构移交、捐赠、委托保管城市建设档案的单位或者个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，城建档案管理机构应当维护他们的合法权益。
第二十二条 城建档案管理机构保管、利用城市建设档案应当严格遵守保密法律法规的有关规定，不得泄露城市建设档案中涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私。
第二十三条 有下列行为之一的，由建设行政主管部门、档案行政主管部门和有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接负责人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
(一)损毁、丢失城市建设档案的；
(二)擅自提供、抄录、公布、销毁城市建设档案的；
(三)涂改、伪造城市建设档案的；
(四)擅自出卖或者转让城市建设档案的；
(五)不按规定归档或者不按期移交城市建设档案的；
(六)城市建设档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的。
第二十四条 建设单位在建设工程竣工验收后，未按本办法规定向城建档案管理机构报送建设工程档案的，由建设行政主管部门责令限期改正，并按照下列规定予以处罚：
(一)逾期三个月以下的，处一万元以上(含本数，下同)三万元以下罚款；
(二)逾期三个月以上六个月以下的，处三万元以上五万元以下罚款；
(三)逾期六个月以上九个月以下的，处五万元以上八万元以下罚款；
(四)逾期九个月以上的，处八万元以上十万元以下罚款；
(五)给予单位罚款处罚的，对单位直接负责的主管人员处单位罚款额的百分之五以上百分之十以下罚款。
第二十五条 本办法自2007年12月3日起施行。本办法实施前应当报送而尚未报送建设工程档案的建设单位，应当在本办法实施后一年内向城建档案管理机构报送。
哈尔滨市人民政府关于印发哈尔滨市人民政府常务会议议事规则等会议管理相关规定的通知
黑龙江省哈尔滨市人民政府
哈尔滨市人民政府关于印发哈尔滨市人民政府常务会议议事规则等会议管理相关规定的通知
哈政发〔2008〕20号
各区、县（市）人民政府，市政府各委、办、局：
新修订的《哈尔滨市人民政府常务会议议事规则》、《哈尔滨市人民政府常务会议管理细则》、《哈尔滨市人民政府专题会议管理细则》和《哈尔滨市人民政府计划外会议审批流程》业经2008年8月7日第31次市政府常务会议审议通过，现予以印发，请认真贯彻执行。
哈尔滨市人民政府
二〇〇八年八月三十一日
哈尔滨市人民政府常务会议议事规则
第一章 总 则
第一条 为切实履行市政府法定职责，进一步提高市政府决策质量，实现市政府常务会议（以下简称常务会议）工作的规范化、制度化和科学化，根据国家有关法律、法规规定和《哈尔滨市人民政府工作规则》，结合常务会议工作实际，制定本规则。
第二条 常务会议紧紧围绕落实坚持科学发展、构建和谐社会，建设“三个适宜”现代文明城市，实现哈尔滨全面振兴的奋斗目标和主要任务，全面履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务职能。
第三条 常务会议坚持依法决策、科学决策和民主决策，加强行政监督，增强行政效能，以规范、协调、务实、高效的运行机制，努力提高公共管理和服务水平。
第二章 会议职责
第四条 常务会议主要履行如下职责：
（一）传达贯彻党中央、国务院，省委、省政府和市委重要会议、文件精神，研究贯彻落实意见；
（二）讨论决定上报国务院及其有关部门和省政府、市委的重要报告、请示以及提请市委常委会议审议的事项；
（三）讨论决定提请市人民代表大会及其常务委员会审议的重要报告、法规草案及重要事项；
（四）讨论决定市政府发布的重要决定、规章、规范性文件；
（五）讨论决定国民经济和社会发展计划、改革开放重大政策措施、重要资源配置和社会分配调节、重大项目建设、重大资金使用等关系全局的重大决策；
（六）讨论决定各区、县（市）政府和市政府各部门的重要请示、报告事项；
（七）讨论决定与人民群众利益密切相关的重要事项；
（八）常务会议主持人认为应由常务会议履行的其他职责。
第三章 会议相关制度
第五条 常务会议由市长、副市长、秘书长组成，由市长或市长委托常务副市长召集和主持。列席人员为市政府副秘书长以及议题涉及的市政府有关委办局和区、县（市）政府主要负责人。根据会议内容，必要时可邀请市人大常委会、市政协以及哈警备区的领导参加会议，邀请民主党派、群众团体、专家学者、宣传部门负责人等列席会议。市政府法制办、研究室、新闻办、市监察局主要负责人，市政府办公厅相关人员固定列席会议。市政府办公厅为会议承办部门。
第六条 常务会议实行例会制度，如无特殊情况，原则上每月安排2次。
第七条 常务会议必须有常务会议组成人员半数以上到会方能举行。市政府领导成员和其他有关人员因故不能出席常务会议的，应在会前向主持人请假。
第八条 常务会议讨论有关重大议题时，分管副市长应当到会；分管副市长因故无法参加会议，议题又有时限要求须在规定时间内作出决定的，可提出书面意见。
第九条 常务会议组成人员应充分发表意见，会议列席人员也可结合本部门工作职责发表意见。按照行政首长负责制的原则，会议主持人在充分听取各方面意见的基础上，对会议议题最终作出通过、原则通过、不通过或其他决定。
第十条 常务会议审议议题有以下情形之一的，会议主持人可决定不予通过或暂不作出决定：
（一）内容论证不充分或者有遗漏，需要重新组织论证的；
（二）各方面意见分歧较大，需要进一步沟通和协调的；
（三）其他不宜立即作出决定的情形。
第十一条 常务会议记录应当完整、详细地记录议题的讨论情况和最终决定意见，如有不同意见应当载明。会议承办部门在此基础上起草会议纪要，经市政府法制办进行合法性审核，由秘书长审签后，报市长或受其委托主持会议的常务副市长签发。
会议承办部门应妥善保存常务会议的文字、音像材料和会议记录，以备查询并定期向市档案局移交。
第十二条 常务会议纪要是市政府各部门、各区县（市）政府贯彻执行会议决定的内部文件，不作为对外作出行政行为的直接依据。
第十三条 常务会议讨论决定的事项，应当公开的要及时报道。新闻稿由市政府新闻办负责起草，报秘书长审定，必要时报市长审定。
第四章 会议决策程序
第十四条 提请常务会议讨论的议题，须由各区县（市）政府、市政府各工作部门或市政府直属事业单位等主办单位呈报市政府，经秘书长或分管副市长审核，提请市长或常务副市长批准同意。
市属国有企业需提报常务会议议题的，应通过市国有资产监督管理机构向市政府提请。市直机关所属事业单位或其下设机构需提报常务会议议题的，应通过其行政主管部门向市政府提请。
第十五条 常务会议议题在呈报市政府审定前，应按照相关规定，由主办单位会同有关部门完成征求意见、咨询论证等以下工作：
（一）根据议题涉及范围，征求各区、县（市）政府和市有关部门的意见，必要时征求人大代表、政协委员及有关方面的意见。其中，涉及增加财政支出或者新增支出项目的，应当征求市财政部门的意见；涉及机构与人员编制事项的，应当征求市机构编制部门的意见。
市政府各工作部门之间或各部门和区县（市）政府之间意见分歧较大的，应由分管副市长或其委托秘书长、副秘书长在议题上会前进行充分协调，达成基本一致意见后方可上会。
（二）涉及城市规划、交通、生态环境保护、文化教育、医疗卫生、公共服务、价格调整等关系市民切身利益的议题，应按照有关规定，通过市政府户网站和报刊、电台、电视台等媒体进行公示或组织召开听证会等方式，广泛征求市民和社会各界的意见。
（三）涉及经济社会发展规划、城市规划、产业发展、重大改革举措、重要资源配置和政府重大建设项目等专业性、技术性较强的议题，应依照有关规定，组织专家进行咨询论证。
（四）涉及法律问题的议题，应由市政府法制办进行法律审查，并出具书面意见。审查的主要内容包括：是否与法律、法规、规章相抵触，是否与现行政策规定相协调，是否符合国际惯例要求，是否存在其他不适当的问题等。
（五）需要向上级政府或国家有关部门请示、报告的议题，须待上级政府或国家有关部门有明确意见后方可上会。
第十六条 常务会议议题在提交会议审议前，议题提报部门应按要求报送提请会议审议的文本以及其他有关材料。主要包括：
（一）提请审议的正式文本。主要包括：汇报材料、请示、报告以及代拟的市政府规章草案、规范性文件草案、决定等。
（二）议题有关情况的说明。主要包括：提请决议事项的必要性和该事项的形成经过；主要法律、政策依据和合理性、可行性；拟出台的措施对经济社会发展可能产生影响的评估分析；征求各相关单位意见情况；专家论证、征求公众意见情况等。
（三）议题有关的附件。主要包括：法律审查意见和专家论证报告；公开征求企业和市民意见情况的说明；征求有关部门、区县（市）政府意见情况的说明；相关法律和政策依据；其他对决策有重要参考价值的资料。
第十七条 经市政府办公厅审查，主办单位报送的议题文本等材料符合规定要求的，报秘书长同意后，列为会议审议材料。对报送的材料不符合要求的，应及时通知报送单位补正或者退回。提交会议的文件及相关资料须提前一周报市政府办公厅，由市政府办公厅提前发给参会人员。
第十八条 市政府办公厅负责制发常务会议通知，并于会前一天发至出席、列席会议人员所在单位。
第十九条 常务会议列席人员原则上不得发表与本单位此前经协调最终意见不一致的意见，确有必要的应当于会前说明理由。
第五章 决策的执行与督办
第二十条 各区县（市）政府、市政府各工作部门、各单位必须在常务会议确定的时限内落实决定事项，确因特殊情况需延时办理的应提前向市政府办公厅报告。
第二十一条 对常务会议决定事项，市政府办公厅要加强督办检查，跟踪问效，并及时将办理情况向市政府报告，确保常务会议决定事项的贯彻落实。
第六章 附 则
第二十二条 本规则由市政府办公厅组织实施，并负责解释。
第二十三条 本规则自发布之日起施行，2007年2月26日发布的《哈尔滨市人民政府常务会议议事规则》（哈政发〔2007〕3号）同时废止。
哈尔滨市人民政府常务会议管理细则
为了提高市政府常务会议（以下简称常务会议）的质量和效率，实现会议管理规范化、制度化、科学化，特制定本细则。
一、主要内容
（一）传达贯彻党中央、国务院，省委、省政府和市委重要会议、文件精神，研究贯彻落实意见；
（二）讨论决定上报国务院及其有关部门和省政府、市委的重要报告、请示以及提请市委常委会议审议的事项；
（三）讨论决定提请市人民代表大会及其常务委员会审议的重要报告、法规草案及重要事项；
（四）讨论决定市政府发布的重要决定、规章、规范性文件；
（五）讨论决定国民经济和社会发展计划、改革开放重大政策措施、重要资源配置和社会分配调节、重大项目建设、重大资金使用等关系全局的重大决策；
（六）讨论决定各区、县（市）政府和市政府各部门的重要请示、报告事项；
（七）讨论决定与人民群众利益密切相关的重要事项；
（八）常务会议主持人认为应由常务会议履行的其他职责。
二、常务会议人员
（一）出席人员
常务会议出席人员为市长、副市长、秘书长。常务会议由市长或市长委托常务副市长主持。
召开常务会议时，出席人员确因特殊情况不能出席，须由本人提前向会议主持人请假，同时告知会议承办部门。由会议承办部门将会务统计情况报会议主持人、秘书长。
出席人员在会前要仔细阅读会议材料，认真准备讨论意见，并提前5分钟到会；会上要积极参加讨论，提出意见或建议；严格遵守会议纪律，不在会上批阅文件或处理其他公务，没有特殊情况不要中途离会；会后要积极维护和认真落实会议决议事项，个人不得擅自改变。
（二）列席人员
常务会议可吸收副秘书长、议题涉及的市政府有关委办局和区、县（市）政府主要负责人列席；市政府法制办、研究室、新闻办、市监察局主要负责人，市政府办公厅相关人员固定列席会议。
列席人员在接到会议通知后方可列席会议，一般不得缺席，确需由副职代替的，应提前一天向会议主持人请假，并向会议承办部门说明情况。列席人员要遵守会议制度，提前10分钟到会，在列席席位就座；不得带随员，确有需要的仅可带1名熟悉情况的人员；不得携带影响会场秩序的通讯工具等禁带物品；开会时不要随意走动，不得办理与会议无关事项，未经允许不得中途退场；会后不得泄漏需要保密的会议内容；要认真贯彻落实会议决议事项。
（三）汇报人员
汇报人员由有关部门主要负责人担任。汇报要精炼，一般不超过15分钟。
三、常务会议时间安排
常务会议实行例会制度，如无特殊情况，原则上每月安排2次。
四、承办部门
市政府办公厅（市长会议秘书室）为会议的承办部门。
五、常务会议流程
（一）议题提前收集。会议承办部门每季度向市长、副市长工作处印发议题征询单，经市长、副市长审定后，由会议承办部门汇总；同时，随时收集市长、副市长在有关文件上的批示或会议上提出的需常务会议讨论的议题，汇总后形成《季度议题计划》，提交常务会议审定。
（二）议题初步安排。会议承办部门根据《季度议题计划》，每月向市长、副市长工作处印发议题催办通知单，由其工作处及时提示分管领导进行会前协调，会议承办部门视议题协调情况提出议题初步安排意见，报秘书长审定。
（三）议题综合协调。议题提报部门对拟提交常务会议讨论的议题中涉及其他部门的问题首先要自行沟通，对难以达成共识的要及时报请分管副市长或由副市长委托秘书长、副秘书长协调，意见基本一致后提交常务会议审议。
（四）议题确定。对拟提请常务会议讨论的议题，会议承办部门根据议题初步安排意见和议题协调情况，报秘书长、常务副市长、市长确定。
（五）材料审核。凡确定提交常务会议审议的议题，议题提报部门要提前准备会议材料。材料要言简意赅，说明主要情况、问题和原因，提出解决意见和措施，需要常务会议审定的事项等，一般在2500字以内（特殊情况除外）。汇报材料由副市长或协助副市长工作的副秘书长审核，提前1周报会议承办部门，由会议承办部门提前发给参会人员。
（六）确定列席单位。列席单位的确定由副市长工作处与议题提报部门共同研究提出，报会议承办部门。
（七）会议通知。会议承办部门负责起草会议通知，报秘书长、常务副市长、市长审定后印发。
六、会务工作
会议承办部门负责会场安排、会议签到等会务工作，并维护会场秩序。
七、会议记录、纪要
会议承办部门要认真做好会议记录，对参加会议人员的发言要记录在案，对会议主持人所做总结的记录要详细、准确。
会议承办部门要在会议结束后2天内形成会议纪要，由市政府法制办进行合法性审核后，报秘书长、常务副市长、市长审定后印发。
八、督办落实
常务会议决定事项列入市政府督办，由市政府办公厅负责督促检查落实。
九、新闻报道
常务会议新闻稿由市政府新闻办负责起草，报秘书长审定，重要内容报市长审定，一般于当日或次日播发。
本细则由市政府办公厅组织实施，并负责解释。
哈尔滨市人民政府专题会议管理细则
市政府专题会议是市政府根据工作需要，由市长或副市长确定召开并主持的重要会议。为提高市政府专题会议的质量和效率，实现会议管理规范化、制度化、科学化，特制定本细则。
一、会议内容
（一）研究讨论市政府日常工作中的重要问题；
（二）研究讨论市政府重大项目推进落实中遇到的具体问题；
（三）研究讨论拟提交市政府常务会议讨论的议题，确需会前协调的事项；
（四）研究讨论市政府的专项工作安排。
二、会议人员
市长主持召开的市政府专题会议，参加人员为常务副市长、议题涉及的分管副市长、秘书长、副秘书长，相关部门主要负责人。因外出或其他特殊原因不能出席会议的，须事先向市长请假，并委托临时主持工作或分管负责人参加会议，同时告知会议承办部门。参加会议时一般不得带随员，确有需要的仅可带1名熟悉情况的人员。
副市长主持召开的专题会议，参加人员为涉题副秘书长、部门有关负责人。
受市长或副市长委托，秘书长或副秘书长可主持召开市政府专题会议。
参会部门由会议承办部门提出，报会议主持人审定。
会议人员一般不超过15人。
三、会议承办部门及时间安排
（一）承办部门
市长主持召开的专题会议由市政府办公厅一处和综合一处负责承办。一处负责会议议题的沟通与安排，综合一处负责会议通知、签到、记录、起草会议纪要和推进落实情况的跟踪反馈等相关工作，会议纪要由市长签发，报市政府办公厅秘书处备案，确定文号，由综合一处负责印发相关部门。新闻稿由市政府新闻办负责起草，报秘书长审定，重要内容报市长审定，一般于当日或次日播发。
副市长主持召开的专题会议由其工作处承办，负责会议议题的沟通、安排、会议通知、签到、记录及起草会议纪要等相关工作。会议纪要由副市长签发，报市政府办公厅秘书处备案，确定文号，由其工作处负责印发相关部门。
秘书长或副秘书长主持召开的市政府专题会议，相关会务和会议纪要的起草等工作由委托人工作处负责。
（二）会议时间
专题会议根据工作需要不定期召开。
四、会议流程
（一）议题安排
1.市长主持召开的专题会议议题由市长确定或由副市长提出，由市政府办公厅一处提前做好议题安排，经秘书长审核后报市长审定。议题上会前，分管副市长或秘书长、副秘书长受市长委托应对议题先行协调、研究，并提出倾向性意见；其中，市长主持召开的市政府大项目专题推进会议，议题由市发改委提出，由市政府办公厅一处提前向涉题部门印发《市政府大项目专题推进会议通知单》，分别发至分管副市长、市发改委、项目责任单位、项目建设单位、分管副市长工作处，同时上报市长。通知各相关单位做好会议准备工作，由分管副市长就该项目的相关问题事先进行协调。项目责任单位就项目推进的工作情况向分管副市长汇报，并准备项目说明材料；项目建设单位就项目存在的问题及可行性建议准备汇报材料。市发改委将项目背景材料和所有会议材料及参会人员名单提前报市政府办公厅一处。
2.副市长主持召开的专题会议议题由副市长确定或有关部门提出，经副市长同意后，由其工作处负责组织承办。需邀请其他副市长参加协调的专题会议，由议题内容涉及的分管副市长工作处负责会议安排、会议通知、签到、记录及起草会议纪要等相关工作。会议纪要由相关副市长会签，由分管副市长工作处印发。
会议议题一般每次安排1—2题，采取“一事一议”的方式研究讨论。
（二）会议召开前，由会议承办部门按照议题安排计划，与汇报单位沟通，提出议题安排时间顺序、参加领导、汇报单位及列席部门名单，起草会议通知。市长主持召开的专题会议经秘书长审核批准后，报市长审定。副市长主持召开的专题会议由其工作处负责相关工作。
（三）汇报材料要求言简意赅，其内容为提请市政府研究解决的主要问题、解决的意见和措施。需多方案遴选时，要尽可能采用多媒体形式进行汇报。汇报材料要提前报会议承办部门，由会议承办部门严格审核，报请市长或副市长审定，并提前印发参会人员。
（四）会议通知由会议承办部门提前1天以书面或电话形式通知。
（五）会议承办部门负责会场安排、会议记录等会务工作，并维持会场秩序，禁止与会议无关的人员随意进入会场。
本细则由市政府办公厅组织实施，并负责解释。
哈尔滨市人民政府计划外会议审批流程
一、凡计划外拟以市政府名义召开的会议，承办部门于会前1周填写《会议审批单》，由部门主要领导签发后，附会议请示报市政府办公厅秘书处。
二、市政府办公厅秘书处收文后，转市政府办公厅市长会议秘书室具体办理。
三、市政府办公厅市长会议秘书室根据会议的性质、内容、重要程度提出拟办意见，经履行相关程序后，报秘书长、分管副市长、市长审批。
四、经市长审批同意后，由市政府办公厅市长会议秘书室核发《会议审批单》，并以市政府办公厅名义印发会议通知，同时通知会议承办部门做好会务准备工作，按时召开会议。